Pamiętaj o terminie!

W postępowaniu przez urzędami bardzo ważne jest dotrzymywanie terminów, bowiem ich niedotrzymanie może spowodować, że nasza sprawa nie zostanie pomyślnie załatwiona. Termin to konkretna data lub okres na dokonanie jakieś czynności.

W procedurze administracyjnej terminy podawane są zazwyczaj w dniach, na przykład 7 dni, 14 dni, 30 dni. Zdarzają się także terminy podawane w miesiącach. Przyjmuje się, że w postępowaniu administracyjnym występują dwa podziały terminów.

Wedle pierwszego podziału można wyróżnić

1. terminy ustawowe, czyli zapisane bezpośrednio w ustawie,

2.terminy wyznaczone, czyli wyznaczone przez organ administracji, na przykład termin wyznaczony stronom przez urząd miejski na zawarcie ugody.

Drugi podział to terminy:

1. zwykłe - czyli porządkowe,

2. zawite - tych terminów nie wolno naruszyć, ponieważ czynność dokonania po ich upływie jest nieważna i prawnie bezskuteczna (na przykład 7 dniowy termin na złożenie zażalenia na postanowienie - po przekroczeniu tego terminu zażalenie jest bezskuteczne),

3. przedawniające - to terminy, które powodują wygaśnięcie mocy prawnej danej czynności, na przykład termin 7 dniowy na złożenie wniosku o przywrócenie terminu.

Terminy zawite są przywracalne, a terminy przedawniające nieprzywracalne. Terminy przywracalne możemy przywrócić w razie ich przekroczenia.

Aby zachować termin w procedurze administracyjnej (postępowaniu przed urzędem), należy złożyć pismo (czyli wniosek, odwołanie, zażalenie i inne) w tym urzędzie, przed którym postępowanie się toczy, lub w polskiej placówce pocztowej operatora publicznego (najlepiej na Poczcie Polskiej). Należy pamiętać o tym, że jeśli złożymy pismo na Poczcie Polskiej, wtedy skutek jest taki jakbyśmy złożyli pismo w samym urzędzie. Mam na myśli to, że dla dotrzymania terminu ważna jest w takim przypadku data wpływu pisma do urzędu pocztowego Poczty Polskiej, a nie do urzędu docelowego. Natomiast, jeśli posłużymy się jakimś innym operatorem pocztowym, który nie ma statusu operatora publicznego, wtedy datą złożenia pisma będzie data faktycznego dotarcia pisma do urzędu.

UWAGA: w niektórych postępowaniach pismo w określonym terminie musi dotrzeć do urzędu i bez znaczenia pozostaje fakt złożenia go na poczcie polskiej. Przykłady takiej regulacji znajdują się w ustawie "Prawo własności przemysłowej", gdzie postępowanie toczy się przed Urzędem Patentowym.

Z kolei w odniesieniu do żołnierzy, członków załogi statku i osób odbywających karę pozbawienia wolności, przepisy przewidują szczególny sposób zachowania terminu, a mianowicie termin uważa się za zachowany, gdy przed jego upływem żołnierz lub członek załogi statku morskiego złożył pismo w dowództwie jednostki wojskowej lub kapitanowi statku, a także gdy osoba pozbawiona wolności złożyła pismo w administracji zakładu karnego.

Kluczem do dotrzymania terminu, jest poznanie zasad obliczania terminów. Aby prawidłowo obliczyć termin, należy posługiwać się następującymi zasadami:

1.Termin liczy się od następnego dnia po dniu, w którym nastąpiło pewne zdarzenie. Takim zdarzeniem przeważnie jest otrzymanie pisma z urzędu pocztą (decyzji, postanowienia, wezwania) lub ogłoszenie decyzji.

Przykład:

Postanowienie w swojej sprawie otrzymałam w poniedziałek 10 listopada. Mam siedmiodniowy termin na zażalenie. Termin zaczyna biec od wtorku, czyli ostatnim dniem terminu jest  poniedziałek 17 listopada.

Przebieg terminu wygląda następująco: wtorek-pierwszy dzień terminu, środa-drugi dzień, czwartek-trzeci dzień, piątek-czwarty dzień, sobota-piąty dzień, niedziela -szósty dzień, poniedziałek-siódmy dzień.

2.W procedurze występują zarówno terminy 7 dniowe, a to oznacza, że jeśli pismo otrzymaliśmy we wtorek, to mamy czas do następnego wtorku,

3.W procedurze występują terminy 14 dniowe i dwutygodniowe – to oznacza, że jeśli pismo otrzymaliśmy w środę, to mamy czas do środy za dwa tygodnie (na przykład od 2 czerwca do 16 czerwca),

4.Termin 30 dniowy - liczy się tak jak powyżej, ale należy pamiętać o tym, że niektóre miesiące mają 30 dni, inne 31, a luty może mieć 28 lub 29 dni. Dlatego taki termin należy zawsze obliczać przy pomocy kalendarza.

5.Termin miesięczny – nie wolno go mylić z terminem 30 dniowym. Termin miesięczny kończy się  z upływem tego dnia w ostatnim miesiącu, który odpowiada początkowemu dniowi terminu, a gdyby takiego dnia w ostatnim miesiącu nie było - w ostatnim dniu tego miesiąca. To oznacza, że jeśli dostałam pismo 4 kwietnia, na które muszę odpowiedzieć najpóźniej w ciągu miesiąca, mam termin do 4 maja. Natomiast jeśli dostanę pismo 31 stycznia, to mam termin do 28 lub 29 lutego (w zależności, czy jest to rok przestępny).

UWAGA: Termin miesięczny nie jest terminem 30 dniowym. Inaczej wylicza się termin miesięczny, a inaczej 30 dniowy.

6. Soboty i niedziele zawsze wlicza się do terminu. Wyjątek następuje wtedy, kiedy ostatni dzień terminu przypada na niedzielę bądź dzień ustawowo wolny od pracy. W takiej sytuacji ostatnim dniem terminu jest dzień, który następuje po niedzieli lub dniu ustawowo wolnym od pracy. Przykład:

1. Jeśli termin kończy się w niedzielę, wtedy masz prawo złożyć pismo w poniedziałek.

2. Jeśli odebraliśmy na poczcie 4 listopada pismo, na które musimy odpowiedzieć w terminie 7 dni, czyli termin przypadłby na 11 listopada, wtedy mamy czas do 12 listopada, ponieważ 11 listopada jest dniem ustawowo wolnym od pracy.

Dni ustawowo wolne od pracy to:

- 1 stycznia - Nowy Rok,

- 6 stycznia

- pierwszy dzień Wielkiej Nocy,

- drugi dzień Wielkiej Nocy,

- 1 maja - Święto Państwowe,

- 3 maja - Święto Narodowe Trzeciego Maja,

- pierwszy dzień Zielonych Świątek,

- dzień Bożego Ciała,

- 15 sierpnia - Wniebowzięcie Najświętszej Maryi Panny,

- 1 listopada - Wszystkich Świętych,

- 11 listopada - Narodowe Święto Niepodległości,

- 25 dzień Bożego Narodzenia,

- 26 grudnia - drugi dzień Bożego Narodzenia

UWAGA: Możliwe, że od nowego roku 2011 dniem wolnym od pracy będzie 06 luty.

W sytuacji, gdy zdarzy się nam przekroczyć termin, istnieje możliwość jego przywrócenia.  Przeważnie przekroczenie terminu powoduje, że czynność jest bezskuteczna, a to oznacza, że niczego nie zmienia. W postępowaniu przed urzędem można przywrócić termin przywracalny (zawity). Aby przywrócić termin, należy łącznie spełnić poniższe warunki:

1. trzeba złożyć wniosek o przywrócenie terminu w ciągu 7 dni od daty ustania przyczyny uchybienia terminu (czyli np. od zakończenia choroby uniemożliwiającej dokonanie czynności).

2. wniosek należy umotywować, czyli udowodnić, że termin został przekroczony bez naszej winy (przykładem dowodu może być zaświadczenie lekarskie).

3. jednocześnie ze złożeniem wniosku, należy dopełnić czynności, której nie dopełniliśmy w tym przekroczonym terminie, na przykład, jeśli nie złożyliśmy odwołania w terminie i wnosimy o przywrócenie terminu do złożenia odwołania, to musimy jednocześnie z wnioskiem złożyć to odwołanie.

Należy wiedzieć, że nie każda choroba usprawiedliwia niedotrzymanie terminu. Właściwie tutaj sprawa zależy od konkretnego przypadku, dlatego musimy wykazać, że choroba uniemożliwiła nam dokonanie czynności (na przykład wyjście na pocztę, złożenie pisma w urzędzie).

Wniosek o przywrócenie terminu powinniśmy napisać i zaadresować na adres odpowiedniego urzędu. Jeśli  sprawa miała sygnaturę, we wniosku powinna się ta sygnatura znaleźć. Dobrze, jeśli wniosek jest zatytułowany "wniosek o przywrócenie terminu do........."(w tym miejscu należy wpisać czynność, której nie dokonano w terminie).  Więcej na temat załatwiania spraw w urzędzie, można przeczytać w poradniku wydanym przez Forum pt. „Z prawem bez prawnika. Niezbędnik Obywatelski”, który można nabyć na stronie www. forumpokrzywdzonych.pl w cenie 30 zł plus koszt przesyłki.

Pamiętajcie, że w sprawach podatkowych terminy i ich przywracanie reguluje ustawa "Ordynacja podatkowa".

Małgorzata Karolczyk-Pundyk
Żródło: Forum Pokrzywdzonych Przez Państwo